Guía para tener los conocimientos básicos
¿Has escuchado hablar de la nómina? Aquí te explicaremos qué es, para qué sirve y todo lo básico que necesitas saber. La nómina es un registro financiero que las empresas hacen de los sueldos, salarios, deducciones, comisiones, gratificaciones, bonificaciones y cualquier otra cantidad o prestación que perciban los trabajadores. Sirve para poder justificar el pago de los días trabajados y para que los empleados puedan saber las deducciones de estos durante un período determinado.
Algo importante a tomar en cuenta es que se debe conocer la diferencia entre el salario bruto y el salario neto ya que suelen confundirlos mas no son iguales. El salario neto es el resultado del salario bruto menos las deducciones que aparecen en la nómina. Algunas de las deducciones suelen ser la cotización de desempleo, la retención del impuesto sobre la renta de personas físicas (IRPF), la cotización al seguro social, entre otras.
Con base en la Ley Federal de Trabajo, los patrones están obligados a cumplir con la nómina con sus empleados, con el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) y con el Servicio de Administración Tributaria (SAT).
Estos son los requisitos que debe tener la nómina para considerarse válida con el IMSS:
Nombre del patrón, Registro Federal de Contribuyentes (RFC), especificar el periodo de pago que abarca la nómina, nombre completo del trabajador, todas las deducciones que se le hacen, el sueldo neto, tipo de salario, duración de la jornada, Clave Única de Registro de Población (CURP), fecha de ingreso, días trabajados, el salario diario y el de base de cotización (SBC).
Mientras que para el SAT los requisitos que debe tener la nómina, además de los ya mencionados por el IMSS, son los siguientes:
Registro Federal de Contribuyentes (RFC) del empleador y su régimen fiscal, monto total de las percepciones y retenciones, cuál es el medio de pago, lugar de expedición y forma en la que se realizó el pago, subtotal, descuento y motivo de descuento, total, cantidad, unidad, descripción, aportaciones de seguridad social, impuestos retenidos, tipo de régimen del trabajador, descripción y valor unitario.
Es muy importante que se tome a consideración el monto del salario que tiene cada trabajador de cada área en la empresa y conocer de manera precisa los rangos de sueldos. A partir de hace algunos años, estos documentos tan imprescindibles dentro de las relaciones laborales, ya deben ser de manera electrónica. Las empresas grandes tienen departamentos de recursos humanos los cuales se encargan de la elaboración de las nóminas (entre otras actividades). Sin embargo, las empresas pequeñas y medianas normalmente no cuentan con ese departamento, por lo tanto puede que contraten a personas externas para que lleven el proceso o lo hacen ellos mismos.
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