Si tu empresa todavía usa software de escritorio u hojas de cálculo para la contabilidad, puede ser el momento de considerar actualizarte a un sistema de contabilidad basado en la nube. El software basado en la nube ofrece muchos beneficios que incluyen permitir a los usuarios trabajar desde cualquier lugar, en cualquier momento, mejora la precisión y el cumplimiento y la capacidad de acelerar los procesos de cierre financiero con menos esfuerzo.
En lo que sigue te compartimos beneficios destacables de la contabilidad en la nube:
1 Una solución rentable y eficaz en el tiempo
Trabajar en línea reduce tus costos de IT y te ahorra tiempo al mantenerlo constantemente conectado con el negocio. Los sistemas de escritorio requieren una inversión en hardware de IT, además del mantenimiento de ese hardware. Necesitas un servidor para albergar el software de la aplicación y los datos relacionados. Y tendrás que pagarle a un experto para que mantenga tanto el servidor como la red de la oficina; eso puede ser una sobrecarga costosa.
La contabilidad online se realiza íntegramente desde la nube. No necesitas mantener una infraestructura de IT costosa y puedes acceder al software ya sea que estés en la oficina, trabajando desde la mesa de la cocina o en una reunión con un cliente. En lugar de esperar hasta que regreses a la oficina, puedes aprobar los pagos de inmediato o enviar facturas a los clientes, ahorrándote tiempo y haciendo que tus procesos financieros sean mucho más efectivos.
2 Sin copias de seguridad que consumen mucho tiempo
Cuando estás basado en la nube, tus cuentas y registros se guardan y se respaldan. Si has utilizado la contabilidad de escritorio, serás consciente de la necesidad de hacer una copia de seguridad de tu trabajo al final de cada día. Y también sabrás sobre la necesidad de actualizaciones cada vez que tu proveedor saque una nueva versión del software.
En una plataforma en la nube, las copias de seguridad y las actualizaciones de software se vuelven cosa del pasado. Siempre estás conectado a la versión más actualizada del software, con todas las funciones y declaraciones necesarias más recientes. Además, tu trabajo se guarda automáticamente a medida que avanza, por lo que ahorras tiempo y dinero en los tediosos procedimientos de copia de seguridad.
3 Comparte y colabora con facilidad
Trabajar con colegas y compartir datos con tus asesores es un proceso extremadamente sencillo cuando estás basado en la nube. Con el antiguo enfoque de escritorio, tenías acceso limitado a tus cuentas, y eso dificultaba la colaboración con colegas y asesores. Si tu contador necesitaba números específicos, tenía que enviarlos por correo electrónico de un lado a otro, o guardarlos en una memoria USB y enviarlos directamente a tu oficina. Con un sistema como la contabilidad en línea, tus colegas, tu equipo de administración y tus asesores, pueden acceder a los mismos números, al instante, desde cualquier ubicación geográfica.
4 Reduce el papeleo y es más sostenible
El uso de la contabilidad en la nube puede hacer realidad el sueño de tener una oficina sin papeles. Con la contabilidad tradicional, lidiar con el papeleo, la entrada de datos y la administración financiera puede comenzar a consumir tu tiempo comercial. Todo debe imprimirse y tratarse en papel, y esto es lento, ineficaz y malo para el medio ambiente. Con un sistema de contabilidad en línea, puedes reducir significativamente tu dependencia del papeleo. Las facturas se pueden enviar por correo electrónico directamente a los clientes, lo que elimina los costos de impresión y envío y acelera el proceso de pago. Las facturas y recibos entrantes se pueden escanear y guardar directamente con las transacciones asociadas en tu software de contabilidad. Y debido a que todos tus documentos están digitalizados y almacenados en la nube, no es necesario conservar los originales en papel, lo que ahorra espacio de archivo y costos de almacenamiento.
5 Accesibilidad
Se puede acceder al software de contabilidad basado en la nube las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Sin embargo, en el mundo digital en el que vivimos, el acceso y el momento de la información financiera actualizada te ayudan a tomar decisiones sobre la marcha con los datos al alcance de tu mano. El acceso puede ser desde cualquier lugar en cualquier dispositivo, con capacidades de navegador. Incluso puedes acceder a análisis en tiempo real para obtener informes más detallados e información actualizada al minuto.
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